1. Algemeen
Deze verklaring beschrijft hoe SGR Finance, gevestigd te Schiedam, omgaat met persoonsgegevens in het kader van haar administratieve, boekhoudkundige en fiscale dienstverlening.
SGR Finance handelt hierbij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.
SGR Finance hecht grote waarde aan een zorgvuldige en vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens en financiële informatie van haar klanten.
2. Verantwoordelijke voor de verwerking
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
SGR Finance, gevestigd te Schiedam
E-mailadres: info@sgrfinance.nl
Telefoonnummer: 06-42672463
3. Doeleinden van de gegevensverwerking
SGR Finance verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
– het voeren en beheren van de financiële administratie;
– het opstellen en indienen van fiscale aangiften (zoals omzetbelasting, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en loonheffingen);
– het verzorgen van loonadministratie;
– het opstellen van jaarrekeningen en financiële rapportages;
– communicatie met de Belastingdienst, pensioenfondsen en andere bevoegde instanties;
– het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht;
– interne dossieropbouw, kwaliteitsbewaking en continuïteit van dienstverlening.
Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan hierboven genoemd.
4. Soorten persoonsgegevens
In het kader van de dienstverlening kan SGR Finance onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
– naam-, adres- en woonplaatsgegevens (NAW-gegevens);
– contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres;
– geboortedatum en BSN (uitsluitend indien wettelijk vereist);
– kopieën van legimitatiebewijzen;
– bankrekeningnummers;
– financiële en fiscale gegevens;
– gegevens met betrekking tot persoon, salarissen en arbeidsvoorwaarden;
– overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
5. Grondslag van de verwerking
De verwerking van persoonsgegevens door SGR Finance is gebaseerd op:
– de uitvoering van een overeenkomst;
– wettelijke verplichtingen;
– toestemming van de klant, voor zover vereist.
6. Bewaartermijnen
SGR Finance bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen. Voor fiscale gegevens geldt in de de regel een bewaartermijn van minimaal zeven (7) jaar.
Na afloop van deze termijn worden gegevens zorgvuldig verwijderd of vernietigd.
7. Verstrekking aan derden
Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan derden indien dit:
– noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening;
– wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst);
– plaatsvindt met uitdrukkelijke toestemming van de klant.
Met partijen die namens SGR Finance persoonsgegevens verwerken, worden verwerkersovereenkomsten gesloten om een gelijkwaardig niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.
8. Beveiliging van persoonsgegevens
SGR Finance treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen:
– verlies of dienstal;
– onbevoegde toegang;
– ongeoorloofde verwerking of openbaarmaking.
Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast.
9. Datalekken
In het geval van een (vermogen van een) datalek, zal SGR Finance handelen conform AVG en, indien vereist, melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.
10. Rechten van betrokkenen
De klant heeft het recht om:
– inzage te krijgen in zijn/haar persoonsgegevens;
– onjuiste gegevens te laten corrigeren;
– gegevens te laten verwijderen, voor zover wettelijk toegestaan;
– bezwaar te maken tegen de verwerking;
– gegevens over te laten dragen;
– een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verzoeken kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend bij SGR Finance.
11. Geheimhouding
SGR Finance verplicht zicht tot strikte geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening worden ontvangen.
Deze geheimhoudingsplicht geldt ook na beëindiging van de overeenkomst, behoudens wettelijke verplichtingen tot openbaarmaking.
12. Aansprakelijkheid
SGR Finance is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste of onvolledige informatie die door de klant is verstrekt, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
13. Wijzigingen
SGR Finance behoudt zich het recht voor deze verklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd van toepassing.
